Como melhorar o uso do e-mail

segunda-feira, 4 de julho de 2011


Como melhorar o uso do e-mail. Veja algumas dicas do empresário Chris Anderson, criador da série de conferências TED que prometem melhorar a trpoca de mensagens entre internautas, além de esvaziar boa parte das caixas do e-mail.

1 – Respeite o tempo do destinatário
Essa é uma regra fundamental. Como remetente da mensagem, o ônus está em você minimizar o tempo que o seu e-mail será processado, mesmo que isso leve mais tempo para você finalizar a mensagem antes de enviar.

2 – Curto ou lento não é rude
Dada a quantidade de e-mails que todos nós recebemos, não há problema se as respostas demoram um pouco para chegar ou se elas não dão detalhes para todas as perguntas.

3 – Celebre a clareza
Comece com uma linha que claramente indique o que é o assunto e que inclua uma categoria de status: (info) ou (baixa prioridade). Use sentenças rápidas e sem enrolção. Se o e-mail precisa ter cinco frases, tenha certeza que a primeira mostrará o motivo principal da mensagem. Evite fontes e cores estranhas.

4 – Evite perguntas abertas
Perguntas abertas como “Como eu posso ajudar?” podem não ser muito úteis. Generosidade em um e-mail requer simplificação, perguntas fáceis de responder. “Eu poderia ajudar melhor a) ligando b) visitando ou c) ficando fora disso?”.

5 – Excedente de CC (“com cópia”)
CCs são como coelhos em acasalamento. Para cada destinatário que você adiciona, você está dramaticamente multiplicando o tempo total de resposta. Quando há múltiplos destinatários, por favor, não use o padrão “Responder para Todos”. Talvez você precise copiar apenas algumas pessoas que estão na mensagem original.

6 – Diminua o assunto
Alguns e-mails precisam que seu significado seja entendido em um contexto. Mas é raro que um assunto precise ser estendido para mais que três e-mails. Antes de enviar, corte o que não é relevante. Ou considera fazer uma ligação.

7 – Ataque os anexos
Não use arquivos gráficos como logos e assinaturas que parecem estar anexados. Os usuários gastam tempo na tentativa de ver se há algo que precisa ser aberto. Pior é enviar um texto em um arquivo em anexo quando ele poderia ter sido enviado no corpo do e-mail.

8 – Dê esse presente: “FDM NPDR”, “final da mensagem; não precisa de resposta”
Se o seu e-mail pode ser entendido em algumas palavras,coloque isso no título da mensagem seguido pela sigla FDM (final da mensagem). Isso poupa o tempo do destinatário de abrir a mensagem. Acabar um texto com “Não precisa de resposta” é um incrível ato de generosidade.

9 – Corte respostas sem conteúdo
Você não precisa responder cada e-mail, especialmente aqueles que já foram respondidos claramente. Um e-mail dizendo “Obrigada pelo seu recado. Estou por dentro” não precisa ser respondido por um “Ótimo”. Isso só custa para a outra pessoa 30 segundos.

10 – Desconecte-se
Se todos nós queremos gastar menos tempo lendo e-mails, iremos receber menos e-mail. Considere agendar alguns dias no trabalho que você não precise se conectar. Ou faça um acordo com você mesmo para não ver os e-mails no final de semana.

Fonte: Lazer Tecnologia

 
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